6.2. Onze Planning en Control cyclus

De planning en control producten zijn een belangrijk sturingsinstrument voor Provinciale Staten. Onderstaand wordt per product de huidige procedure/doel/sturingsinstrument toegelicht. Kortom de uitgangspunten en doelen per P&C product.

De bestuurlijke planning en control cyclus is als volgt:

planning en control cyclus

Voorjaar kadernota  = ‘kaders’ voor de begroting voor het volgende jaar
Voorjaar 1e bestuursrapportage   =  monitoring lopende jaar
Najaar beleidsbegroting volgende jaar  =  taakstellende afspraken tussen PS en GS
Najaar 2e bestuursrapportage  =  monitoring voortgang begroting lopende jaar
Nieuwe jaar jaarstukken  = verantwoording GS aan PS over afgelopen begrotingsjaar

Kadernota

De kadernota is de start van het bestuurlijke proces. In de kadernota worden de beleidskaders en het financieel kader opgenomen, die als basis dienen voor de begroting voor het komende jaar. De kadernota is het instrument voor de integrale afweging van beleid en de hiermee gemoeide middelen op basis waarvan Provinciale Staten de kaders voor de eerstvolgende (meerjaren) begroting stellen. Hij geeft inzicht in de beleidsplanning voor de komende jaren, zowel voor ontwikkelingen in bestaand en in uitvoering zijnde beleid (heroverwegingen) als het nieuwe nog op te starten beleid. Deze beleidsvoornemens worden afgezet tegen de geprognosticeerde ontwikkeling van de financiële lasten en baten, het financieel kader, een belangrijk onderdeel van de kadernota. De kadernota wordt behandeld in PS van juni, voorbereiding door de organisatie vanaf januari.

Begroting

In de begroting zijn de taakstellende afspraken die PS met GS maakt, vastgelegd. Deze taakstellende afspraken betreffen de concrete uitwerking van de kaders die PS tijdens het vaststellen van de kadernota hebben bepaald.

De vaststelling van de kadernota door PS geeft GS de richting voor de begrotingsvoorstellen die GS opnemen in de begroting voor nieuw beleid en beleidsombuigingen/ heroverwegingen voor het komende begrotingsjaar. Tevens geeft de begroting aanvullend inzicht in de te realiseren doelen en prestaties van het vaststaand beleid. Belangrijke ontwikkelingen die zich voordoen tussen het moment van behandeling van de kadernota en de behandeling van de begroting, worden bij de behandeling van de begroting meegenomen.

De beleidsprogramma’s zijn ingedeeld aan de hand van de 3W-vragen.

  1. Wat willen we bereiken?
    Per programma worden één of meerdere doelen (beleidsvelden) geformuleerd.
    Deze doelen zijn gebaseerd op de doelen in het Uitvoeringsakkoord. De eerste W-vraag is breed en meerjarig. Bij dit onderdeel worden de nulmetingen en prestatie-indicatoren aangegeven.
  2. Wat gaan we daarvoor doen?
    In deze tweede W-vraag wordt aangegeven wat er in het huidige begrotingsjaar gedaan wordt. Hierbij wordt ingegaan op de uitvoering van het bestaande beleid en voorbereiding van het nieuwe beleid. Het bestaande beleid wordt kort aangestipt, waarbij de politieke belangrijke actualiteiten/relevante ontwikkelingen toegelicht worden. Daarnaast wordt het nieuwe beleid beschreven en geplaatst in de historische en toekomstige beleidsmatige en financiële context inclusief de afweging oud voor nieuw beleid. Onder nieuw beleid verstaan wij ook nieuwe budgetten ter continuering van het bestaande beleid.
  3. Wat mag het kosten?
    Hier wordt het bedrag opgenomen dat nodig is om de voorgenomen beleidsuitvoering/-voorbereiding uit te voeren. Daarbij wordt inzicht gegeven in de structurele en tijdelijke budgetten. ‘Nieuwe’ beleidsvoorstellen worden als zodanig getoond.

Bij de derde W-vraag worden de verschillen in de bedragen uit de vorige en voorliggende begroting toegelicht, zoals dat ook in de jaarstukken gebeurt.

Samengevat betekent dit dat de begroting een gedetailleerde uitwerking bevat van:

  • structureel en tijdelijk beleid uit voorgaande jaren;
  • structureel en tijdelijk nieuw beleid uit de Kadernota;
  • financiële (plaatje) vertaling van het voorgaande.

De begroting wordt door PS vastgesteld in november, voorbereiding door de organisatie in juni.

Bestuursrapportage (berap)

Twee keer per jaar informeert het college Provinciale Staten over de voortgang van de uitvoering van de lopende begroting. De eerste berap beslaat de eerste drie maanden (peildatum 1 april), de tweede Berap de eerste acht maanden (peildatum 1 september).

De eerste bestuursrapportage richt zich op een meer inhoudelijke rapportage. Zowel in beleidsmatig als in financieel opzicht wordt ingegaan op de ontwikkelingen die zich sinds het vaststellen van de begroting hebben voor gedaan (betreft rapportage over de 2e en de 3e W-vraag). Provinciale Staten krijgen hiermee een actueel en meer gedetailleerd inzicht in de realisatie van de lopende begroting. Het zwaartepunt ligt op de verwachte beleidsrealisatie aan het einde van het jaar. Er wordt alleen op afwijkingen ten opzichte van de begroting gerapporteerd. Tevens worden relevante ontwikkelingen vermeld (positieve en negatieve). Daar waar prestatie-indicatoren in de begroting benoemd zijn, komen deze terug in de beraps waarbij de verwachting voor het einde van het jaar aangegeven wordt. De eerste berap wordt gelijktijdig behandeld met de kadernota.

Voor beide bestuursrapportages wordt hetzelfde proces met dezelfde informatie doorlopen, maar met de tweede Bestuursrapportage wordt meer geanticipeerd op de jaarstukken. Aan de hand van deze bestuursrapportage is het mogelijk om te reageren op ontwikkelingen die zich in de tweede helft van het jaar voordoen en een prognose van het begrotingsresultaat einde jaar. De tweede berap wordt gelijktijdig behandeld met de begroting.

Jaarstukken

De jaarstukken zijn het laatste verantwoordingsdocument met betrekking tot het begrotingsjaar en zijn daarmee het sluitstuk van de bestuurlijke Planning & Controlcyclus. In de jaarstukken wordt door het college verantwoording afgelegd over de uitgaven en inkomsten van het gevoerde beleid op basis van de drie W-vragen die in de begroting zijn vastgesteld (inclusief mogelijke wijzigingen). Op zowel beleidsmatig als op financieel gebied worden eventuele afwijkingen toegelicht aan de hand van de vragen: Wat hebben we bereikt, Wat hebben we gedaan en Wat heeft het gekost. Provinciale Staten stellen deze verantwoording vast. De jaarstukken worden zoveel mogelijk gebruikt om een integrale verantwoording van het gevoerde beleid af te leggen, zodat afzonderlijke jaarlijkse rapportages overbodig zijn. De jaarstukken worden vergezeld met het rapport van bevindingen van de accountant.